Automatisation par l’IA des remboursements de formation OPCO
Le contexte
Un grand groupe français de services, acteur majeur de l’intérim, faisait face à un retard structurel de traitement de ses remboursements de formation auprès de son OPCO, avec près de 30 M€ immobilisés pesant directement sur son BFR.
Enjeux opérationnels :
- Plus de 20 000 dossiers accumulés, dont 18 000 simples et 2 000 complexes
- Un flux entrant d’environ 1 000 nouveaux dossiers chaque mois
- Des pièces hétérogènes (contrats de formation, factures, feuilles d’émargement, bulletins de salaire) et des règles de contrôle complexes
- Des équipes dédiées dont la productivité était plafonnée par des tâches manuelles répétitives
Objectifs :
- Résorber le stock de dossiers et absorber le flux mensuel
- Libérer la trésorerie immobilisée
- Redéployer les équipes sur des missions à plus forte valeur ajoutée
Démarche
Une solution d’IA de bout en bout, intégrée à l’écosystème Microsoft du client
- Collecte centralisée : saisie des demandes dans MS Forms et dépôt des pièces sur SharePoint, qui déclenche le traitement
- Extraction du texte de tous les documents par OCR
- Classification automatique des documents par l’IA : type, nature, rattachement à un salarié
- Extraction des informations clés (montants, dates, références) depuis les documents et les bases internes
- Contrôle croisé par l’IA entre factures, lignes de paie et données de formation
- Export prêt pour la déclaration à l’OPCO et écritures comptables automatisées
- Seuls les dossiers avec anomalies sont renvoyés à la supervision humaine
Les résultats
- 90 % des dossiers traités automatiquement, sans intervention humaine
- 1 min 30 de traitement moyen par dossier, contre plusieurs dizaines de minutes manuellement
- 20 000 dossiers résorbés en quelques semaines, avec absorption du flux mensuel
- 30 M€ de créances OPCO progressivement libérées, améliorant le BFR
- Des équipes redéployées sur l’analyse des écarts, la négociation avec les OPCO et le pilotage du plan de formation
Notre approche de l’IA dans les métiers
Une solution d’IA ne crée de la valeur que si elle s’ancre dans un métier et repose sur des données fiables. Nous partons des tâches réelles des équipes, nous qualifions les cas d’usage, puis nous construisons la solution avec elles, en gardant un contrôle humain aux étapes clés. La mesure des effets est prévue dès le cadrage : elle permet de décider de ce qui mérite d’être étendu, sur la base de résultats observés plutôt que de promesses.
Une transformation par l’IA menée avec agenuity
agenuity accompagne la transformation par l’IA, du conseil à la mise en production. Nous construisons sur ce que nous avons d’abord éprouvé sur nos propres missions, avec un contrôle humain aux étapes clés et une mesure des effets, pas seulement des usages.