A l’occasion du projet de transformation de ses télécoms, BPCE Infogérance & Technologies (BPCE-IT), GIE dédié à la production informatique du Groupe BPCE, a confié en 2020 une mission de contrôle des coûts à Lucernys. L’objectif : consolider les référentiels techniques et tarifaires pour simplifier le contrôle des factures.

BPCE-IT arrive au terme de la mission de Telecom Expense Management (TEM) confiée à Lucernys en 2020. Initiée à l’occasion d’une réflexion sur la transformation des points d’accès télécom (déploiements d’une solution SD-WAN), la collaboration avec BPCE-IT est née du besoin croissant de mieux contrôler les dépenses télécoms du Groupe BPCE dont le réseau d’agences s’étend sur plusieurs milliers de sites. « La mission de Lucernys s’est déroulée en deux temps, explique Philippe Pierre, en charge du déploiement d’infrastructures télécoms sur le réseau retail de BPCE-IT, avec une première phase de sensibilisation et d’analyse de notre facturation, qui nous a rapidement conduit à intégrer un outil de TEM ». La deuxième phase de la mission, démarrée en 2022 et finalisée fin 2023, a donc consisté à mettre en œuvre l’outil MyTem 360 développé par Saaswedo, le partenaire FinOps Télécom de Lucernys, puis à conduire son déploiement sur le réseau d’agences. Aujourd’hui le projet arrive en phase de mise en production, au terme d’un processus qui aura duré environ trois ans.

Une centralisation des factures

Le contexte ? Fin 2020, BPCE-IT avait initié un grand projet de transformation télécom pour l’ensemble des sites retail du groupe conduisant à une révision de l’organisation et une refonte des contrats. Cette évolution majeure a bénéficié de sa propre déclinaison sur la facturation télécom avec la centralisation des factures adressées auparavant aux clients par les opérateurs, directement chez BPCE-IT. A charge pour l’entité de retraiter l’analyse et d’assurer le paiement de ces factures. ‘Tout l’intérêt de cette opération a été de refacturer les services d’accès avec une quote­part des coûts de déploiement, explique Philippe Pierre. Cela permettait de lisser tous les coûts dans une unité d’œuvre et de la facturer à nos établissements comme étant à prix fixe sur la période du projet ». Une étape qui a nécessité le concours de la direction financière, jusqu’alors peu sollicitée dans la gestion des assets télécoms. « Notre rôle a consisté dès lors à contrôler la facturation en tenant compte, avec la direction opérationnelle, des tarifs négociés, explique Frédéric Salagnac, comptable chez BPCE-IT, et de vérifier par exemple que les sites n’étaient pas facturés à tort, ou qu’il n’y avait pas de doublons de facturation ».

Le projet technique, qui portait sur 6000 sites physiques, représentait une volumétrie de plus de 70 000 lignes de facturation à traiter, principalement d’Orange mais aussi de SFR, Bouygues et Linkt. « Il est important de comprendre que nous étions dans un projet de transformation, avec un modèle de facturation et une grille tarifaire issus du legacy, reprend Philippe Pierre, mais comme nous devions intégrer d’autre types d’accès – Internet, L TE -, il y avait un risque de chevauchement de facturation entre les anciens et les nouveaux accès télécoms ».

Partager la vision

Tous ces changements ont évidemment nécessité d’atteindre un niveau de fiabilité reconnu et accepté par l’ensemble des acteurs du projet dont la direction opérationnelle. « Même si ça peut paraître anodin, le tour de force c’est d’avoir réussi à faire évoluer les process et les responsabilités en matière de contrôle », explique Philippe Pierre. Aujourd’hui côté direction financière, les factures sont validées automatiquement. Le seul contrôle est celui du rapport d’anomalie produit par Lucernys. Les responsabilités et les étapes de contrôle sont donc désormais partagées entre la DFI et l’équipe technique dont les rôles ont été clairement définis. « Chacun a bien voulu essayer de comprendre le monde de l’autre », poursuit-il.

Les interventions de Lucernys se limitent désormais à des réunions semestrielles de suivi de projet, ainsi que bimestrielles pour l’intégration des factures. Des travaux d’adaptation continus sur les référentiels technique ou tarifaire sont menés tout au long de l’année afin de fiabiliser les rapports fournis par Lucernys. « L’équipe de Lucernys a été très présente lors de la construction du projet, l’édition des rapports, l’intégration des modifications demandées, explique Frédéric Salagnac. Nous avions des points toutes les deux semaines. Aujourd’hui le suivi est évidemment plus léger ». Une mission qui selon BPCE-IT, a bien atteint ses objectifs, même si l’équipe espère aller encore plus loin dans l’exploitation des données de facturation pour optimiser à la fois les coûts et la qualité des services mis en œuvre.